Tài liệu CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN pptx

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "Tài liệu CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN pptx": http://123doc.vn/document/1050583-tai-lieu-chuong-7-so-sach-va-cac-hinh-thuc-ke-toan-pptx.htm

Giáo trình Nguyên lý kế toán
này bao gồm một số các loại sổ cái
7.1.2.3. Theo hình thức cấu trúc, sổ kế toán có thể chia thành sổ kiểu một
bên, sổ hai bên và sổ nhiều cột, sổ bàn cờ.
- Sổ kiểu một bên là loại sổ có hai cột được dùng để phản ánh hai mặt đối lập
của từng tài sản, từng nguồn vốn được bố trí cùng nằm trên một bên của trang sổ.
Thuộc loại sổ này cũng bao gồm các loại sổ cái dùng trong kế toán tổng hợp
- Sổ hai bên: là loại sổ được chia làm 2 bên cân đối để phản ánh 2 mặt đối lập
(tăng, giảm) của từng tài sản hoặc từng nguồn vốn. Thuộc loại sổ này bao gồm các sổ
cái dùng trong phản ánh tổng hợp
Sổ hai bên có mẫu như sau:
Chứng từ
Diễn giải Số tiền
Chứng từ
Diễn giải Số tiền
Số hiệu Ngày tháng
Số
hiệu Ngày tháng




- Sổ nhiều cột là lọai sổ dùng để vừa kế toán tổng hợp vừa kế toán chi tiết cho
từng tài sản hoặc từng nguồn vốn hoặc từng quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc
loại sổ này bao gồm một sổ cái và các loại sổ chi tiết.
Sổ nhiều cột có mẫu như sau:
Chứng từ
Diễn giải
Ghi nợ
Ghi chú
Số hiệu Ngày tháng
Khoản
mục
Khoản mục Cộng nợ




- Sổ bàn cờ là loại sổ được dùng để phản ánh các quan hệ đối ứng giữa các tài
khoản có liên quan hoặc phản ánh mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khác
nhau của một đối tượng nào đó (khoản mục chi phí và địa điểm phát sinh). Thuộc
loại sổ này bao gồm một số sổ cái và các loại sổ chi tiết theo dõi chi phí.
Mẫu sổ kiểu bàn cờ phản ánh tình hình chi phí
146
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Địa điểm phát sinh
Phân xưởng I Phân xưởng II ……
Tổng
cộng
Khoản mục chi phí
Nguyên vật liệu chính
Vật liệu phụ
Tiền lương CN sản xuất
…………
Tổng cộng
7.1.2.4. Theo hình thức tổ chức, sổ kế toán có thể phân biệt thành sổ đóng
thành quyển hoặc sổ tờ rời.
Sổ đóng thàng quyển là loại sổ bao gồm nhiều trang sổ được đánh số thứ tự
liên tục và đóngthành tập. Trên trang đầu hoặc trang cuối của sổ phải ghi rõ sổ bao
gồm bao nhiêu trang, có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xác nhận
đồng thời giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai.
Sổ tờ rời là loại sổ bao gồm nhiều tờ sổ được để riêng lẻ, kẹp trong các bìa
cứng hoặc hộp cứng theo trình tự nhất định để thuận lợi cho việc bảo quản và sử
dụng khi ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Trường hợp các tờ sổ được sử dụng những
tờ giấy cứng thì gọi là thẻ. Sử dụng sổ tờ rời phải được đăng ký chặt chẽ và phải có
chữ ký của Kế toán trưởng trên từng trang sổ.
Các loại sổ quan trọng như sổ quỹ, sổ cái thường dùng loại sổ đóng thành
quyển, còn các loại sổ chi tiết, bảng kê được dùng dưới dạng các tờ rời.
7.1.3. Quy trình sổ sách:
Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11, đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốc
hợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúng
phương pháp và nguyên tắc.
7.1.3.1. Phương pháp ghi sổ kế toán
Đơn vị phải thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ
kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế
toán và quy định tại Chế độ kế toán .
Việc ghi sổ kế toán cần phải được tiến hành theo các bước sau:
147
Giáo trình Nguyên lý kế toán
− Mở sổ kế toán: Đây là bước đầu tiên của qui trình kế toán. Trong bước này, kế
toán phải chuyển số dư cuối kỳ trước vào sổ kế toán đầu kỳ này.
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành
lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán
trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước
khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để
tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục như sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế
toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và đại
diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giũa hai trang sổ
phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên
sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được
giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào
sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài
khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Nếu sổ kế toán được đóng thành quyển thì phải đóng dấu giáp lai và đánh số
trang theo thứ tự từ đầu đến cuối sổ.
− Ghi sổ kế toán:
+ Căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ để ghi sổ kế toán theo nội
dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối quan hệ vốn có của
nghiệp vụ.
+ Khi ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, chữ và số liệu ghi trong sổ
phải rõ ràng, đầy đủ, không được tẩy xóa, dán giấy hoặc dùng các hóa chất
để sửa chữa sổ. Nếu trong quá trình ghi sổ có sai sót thì phải sửa chữa theo
đúng phương pháp. Các dòng không có số liệu ghi chép thì phải gạch chéo.
148
Giáo trình Nguyên lý kế toán
+ Nếu một chứng từ cần phải ghi vào nhiều sổ khác nhau thì phải
luân chuyển theo qui định của kế toán trưởng.
− Khóa sổ kế toán:
Hết kỳ kế toán (tháng, quí) và niên độ, phải tiến hành khóa sổ kế toán. Ngoài ra
phải khóa sổ kế toán trong những trường hợp sau: kiểm kê, tài sản, sáp nhập đơn vị,
chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể Doanh nghiệp,…
Khóa sổ là việc tiến hành cộng số phát sinh bên nợ, bên có và rút số dư cuối kỳ
của các tài khoản trên sổ kế toán. Việc khóa sổ kế toán được tiến hành trên tất cả
các sổ theo định kỳ vào cùng một thời điểm; riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ
hàng ngày.
Mỗi lần khóa sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán trưởng phải ký tên
vào sổ.
Kết thúc niên độ kế toán, sau khi hoàn tất công việc kế toán (bao gồm việc kiểm
tra, đối chiếu, khóa sổ và cung cấp số liệu cho báo cáo tài chính), đơn vị phải sắp
xếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa
vào lưu trữ theo qui định hiện hành của Nhà nước.
Trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính thì cuối kỳ kế toán, sau khi đã hoàn
thành công việc ghi sổ và khóa sổ kế toán phải tiến hành in toàn bộ các sổ kế toán
tổng hợp và chi tiết để đưa vào lưu trữ như đã nói ở trên.
7.1.3.2. Những sai sót có thể xảy ra khi ghi sổ kế toán
Khi ghi sổ kế toán chúng ta có thể phạm phải những lỗi sau:
− Bỏ sót chứng từ hoặc số tiền ghi trên chứng từ thấp hơn số thực tế phát sinh
(cộng thiếu)
− Ghi đảo (ví dụ 15 ghi thành 51)
− Ghi thiếu số hoặc thừa số, ví dụ: 5.000đ ghi thành 50.000đ và ngược lại
− Ghi trùng số 2 hoặc nhiều lần, ví dụ chi 5.000đ ghi vào sổ quỹ 2 lần hoặc ghi có
tài khoản tiền mặt 2 lần,…
− Chuyển số liệu từ các sổ liên quan không đúng, ví dụ: chuyển số liệu từ sổ nhật
ký vào sổ cái sai
− Ghi sai quan hệ đối ứng
− Rút số dư tài khoản sai
149
Giáo trình Nguyên lý kế toán
− Sử dụng sai các phương pháp tính giá tồn kho, giá thành sản xuất,…
Tất cả những sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán đều phải được sửa chữa theo
những phương pháp thích hợp.
7.1.3.3. Các phương pháp sửa chữa sai sót trên sổ kế toán
Theo điều 28 Luật kế toán 03/2003/QH11, khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay
có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải
sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: phương pháp cải chính, phương pháp
ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung:
− Phương pháp cải chính (xóa bỏ): phương pháp cải chính được thực hiện như
sau:
+ Dùng mực đỏ xóa bỏ số sai sao cho vẫn còn đọc được số đó
+ Ghi lại số đúng bằng mực thường ngay trên số đã xóa bỏ
+ Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận ngay tại số
được sửa
Phương pháp cải chính thường được dùng trong những trường hợp sau:
+ Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng giữa các tài
khoản
+ Sai sót không ảnh hưởng đến số tổng cộng
− Phương pháp ghi số âm:
Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa sai sót trên sổ kế toán thì trước
hết cần phải viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để hủy bút toán này, sau đó dùng
mực thường để ghi lại bút toán đúng. Phương pháp này được áp dụng cho các
trường hợp sau:
+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai, đã
ghi sổ kế toán mà không thể sửa chữa được bằng phương pháp cải chính
+ Sau khi đã lập và gửi Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện sai
sót
+ Sai sót trong đó bút toán tài khoản đã ghi nhiều lần (ghi trùng)
hoặc số tiền ghi sổ lớn hơn số tiền thực tế phát sinh
150
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Cơ sở để ghi bút toán điều chỉnh là chứng từ ghi sổ, trong đó thuyết minh rõ
nguyên nhân sai sót, số tiền đúng, số tiền đã ghi sai, chênh lệch giữa số đúng và
số sai. Chứng từ ghi sổ này phải có chữ ký duyệt của kế toán trưởng đơn vị.
− Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp bút toán ghi đúng về
mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi sổ thấp hơn thực tế
phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế hoặc bỏ sót chứng từ, hoặc cộng sai số tiền
trên chứng từ mà số sai thấp hơn số đúng.
Kế toán ghi bổ sung chênh lệch cho đủ số đúng.
− Các trường hợp khác:
+ Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tùy theo từng sai sót cụ thể có thể
tiến hành sửa chữa theo các phương pháp đã nói ở trên, nhưng phải tuân thủ
các nguyên tắc sau: nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ thì được phép
sửa trực tiếp trên máy. Nếu đã in sổ thì trên sổ đã in sẽ sửa theo một trong ba
phương pháp nói trên, đồng thời sửa chữa lại sổ sai trên máy và in lại tờ sổ
mới. Phải lưu tờ sổ cũ cùng với tờ sổ mới để tiện cho việc kiểm tra, kiểm
soát sau này.
+ Trong trường hợp báo cáo tài chính đã được duyệt hoặc sau các cuộc kiểm
toán, kiểm tra, thanh tra… nếu có quyết định điều chỉnh số liệu thì có thể
điều chỉnh ở năm báo cáo, hoặc điều chỉnh trên sổ kế toán của năm hiện
hành.
7.2. Các hình thức kế toán
Hình thức tổ chức sổ kế toán, còn gọi là hình thức kế toán, bao gồm số lượng sổ
kế toán, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối liên hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi
chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp
những thông tin cần thiết cho việc lập báo báo tài chính theo trình tự và phương
pháp nhất định.
Theo quyết định 15/QĐ-BTC, Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình
thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
151
Giáo trình Nguyên lý kế toán
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
7.2.1. Hình thức Nhật ký chung
- Đặc điểm: Tất cả các nghiệp kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau
đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các loại sổ chủ yếu
Hình thức kế toán Nhật ký chung có các loại sổ chủ yếu sau đây: Sổ kế toán
tổng hợp, Nhật ký chung và sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, trước
hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên
Nhật ký chung ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu Doanh
nghiệp có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh đựơc ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Trường hợp Doanh nghiệp mở các Nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ
vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, ghi ngiệp vụ phát sinh vào
Nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ, hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ
phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài
khoản phù hợp trên sổ cái tổng hợp, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp
vụ được ghi đồng thời vào 2 sổ nhật ký chuyên dùng (nếu có).
Cuối tháng, cuối quí, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số
phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng sau khi đã loại trừ
trùng lắp) cuối kỳ.
152
Giáo trình Nguyên lý kế toán
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
- Ưu nhược điểm của hình thức Nhật ký chung
Ưu điểm của hình thức kế toán này là đơn giản, dễ làm cả bằng thủ công cũng
như bằng máy tính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại được tập hợp vào các
nhật ký chuyên dùng do đó dễ kiểm tra, đối chiếu…
Tuy vậy, hình thức kế toán này thích hợp cho những đơn vị có qui mô nhỏ, hoạt
động đơn giản, như các đơn vị thương mại, dịch vụ,…
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
153
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
chi tiết
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Năm ………….
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Đã ghi
sổ cái
Số hiệu
tài khoản
Số phát sinh
Số
Ngày
tháng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước
chuyển sang
……
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ CÁI
Năm:
Số hiệu:
Tên tài khoản:
Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Trang sổ
NK chung
Số hiệu
TK đối
ứng
Số phát sinh
Số
Ngày
tháng
Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước
chuyển sang
Cộng số phát sinh
Số dư cuối kỳ
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
Năm:
Chứng từ Ghi Có các tài khoản
154
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Ngày
tháng
ghi sổ
DIỄN GIẢI
Ghi Nợ
tài
khoản
Số
Ngày
tháng
Tài khoản khác
Số tiền Số hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang
trang sau
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT
Năm:
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Ghi Có tài
khoản
Ghi Nợ các tài khoản
Số
Ngày
tháng
Tài khoản khác
Số
tiền
Số hiệu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang
trang sau
Ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu)
155