thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu quân đội

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty xăng dầu quân đội": http://123doc.vn/document/1051313-thuc-trang-to-chuc-hach-toan-ke-toan-tai-cong-ty-xang-dau-quan-doi.htm

Báo cáo kiến tập
Nhóm các sản phẩm cho Quốc phòng của Công ty được cấp vốn
ngân sách để tự tìm nguồn hàng hoặc là Công ty nhận các sản phẩm này từ
trên bộ cấp rò từ đó Công ty cung ứng theo kế hoạch.
* Nhóm II:
Sản phẩm kinh tế: Cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây
dựng trạm xăng dầu, kho bể. Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc
phòng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng
kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Công ty có
kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ của các
phòng ban:
Bộ máy quản lý của Công ty xăng dầu Quân đội được tổ chức theo chế
độ một thủ trưởng, người đứng đầu Công ty là Giám đốc, giúp việc tham mưu
cho Giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc kỹ thuật và Phó
giám đốc chính trị. Tiếp đến là các bộ phận phòng ban chức năng:
- Phòng kế hoạch tổng hợp.
- Phòng kinh doanh XNK.
- Phòng kế toán tài chính.
- Phòng kỹ thuật.
- Phòng chính trị.
- Phòng hành chính hậu cần.
- Xí nghiệp 651.
- Xí nghiệp 652.
- Xí nghiệp 653.
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
5
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Xăng Dầu Quân Đội
a. Bộ máy quản lý cơ quan Công ty: Gồm 44 người.
Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định
và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Công ty,
chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc phòng về mọi hoạt động của Công ty.
Trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối
thu nhập, mức đầu tư, qui mô đầu tư, đó là:
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
6
Giám đốc
P.giám đốc
chính trị
P. giám đốc
kỹ thuật
Phòng
kinh
doanh
XNK
P. kế
hoạch
tổng
hợp
Phòng
kỹ thuật
Phòng
chính
trị
Phòng
hành
chính
quản
trị
P. tài
chính
kế toán
Chi nhánh
phía Nam
Xí nghiệp
XD công
trình 652
Xí nghiệp
cơ khí 651
Các xưởng
sản xuất
Các trạm
xăng dầu các
cửa hàng
Các đội xây
dựng
Xí nghiệp
653
Các tiểu đội
vận tải
P. giám đốc
Kinh doanh
Báo cáo kiến tập
- Giám đốc.
- Phó giám đốc kinh doanh.
- Phó giám đốc kỹ thuật.
- Phó giám đốc chính trị, bí thư Đảng uỷ.
b. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
* Phòng kế hoạch tổng hợp:
- Là cơ quan tham mưu, kế hoạch của Công ty giúp cho Công ty về
các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho người
lao động.
- Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp toàn Công ty, bao gồm kế
hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn Lập kế hoạch chi tiết bổ xung, bố trí
nhân lực cho từng đơn vị chức năng.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
- Tham mưu giúp giám đốc Công ty xác định phương hướng, mục tiêu
kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án
tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu.Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu,
khí tài xăng dầu, tìm hiểu giá cả Xăng dầu trong từng thời điểm
- Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho toàn
công ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị
trường vận tải xăng dầu.
* Phòng kỹ thuật nghiệp vụ:
-Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt công tác
nghiên cứu , quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản
phẩm, nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới, quản lý, sửa chữa máy móc
thiệt bị, phương tiện vận tải
- Lập các kế hoạch nghiên cứu kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch đầu tư
chiều sâu, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu
mẫu chế thử sản phẩm mới dài hạn hàng năm của công ty.
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
7
Báo cáo kiến tập
* Phòng tài chính kế toán
- Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kế toán tài
chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong toàn Công ty.
- Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực,
kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê toán về tình hình luân chuyển, sử
dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động SXKD của công ty.
- Tổ chức theo dõi công tác hạch toán chi phí sản xuất sản phẩm,
định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm.
Tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp
giá thành sản phẩm.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch toán, quản lý tài
chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên vàcó nề nếp theo
đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
* Phòng hành chính quản trị:
- Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn
phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân
viên toàn Công ty. Văn thư đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu đúng qui định.
* Phòng chính trị:
- Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước
và Quân đội. Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tư
tưởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty
c. Chức năng nhiệm vụ các Xí nghiệp thành viên:
* Xí nghiệp cơ khí 651 :
- Một Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 4 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ thuật,
Tài chính kế toán, Hành chính quản trị) và 2 phân xưởng (phân xưởng cơ
khí và phân xưởng gò hàn). Xí nghiệp 651 có nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa,
lắp đặt các công việc về cơ khí cũng như chuyên ngành xăng dầu.
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
8
Báo cáo kiến tập
* Xí nghiệp xây dựng công trình 652:
- Chịu trách nhiệm xây dựng các công trình chuyên ngành xăng dầu,
xí nghiệp chịu sự chỉ đạo của 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 ban (Kế
hoạch tổng hợp, Kỹ thuật, Tài chính kế toán) với 3 đội xây dựng.
* Xí nghiệp xăng dầu 653:
- Có 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3 ban (Kế hoạch tổng hợp, Kỹ
thuật, Tài chính kế toán) đội xe vận tải xăng dầu các trạm, cửa hàng bán lẻ
xăng dầu.
Nhiệm vụ của Xí nghiệp là đảm bảo xăng dầu choQuân đội, kinh doanh
xăng dầu và khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu cho Quốc phòng và kinh tế.
1.3. Tình hình tài chính của Công ty
Công ty xăng dầu Quân đội là 1 doanh nghiệp vừa thực hiện nhiệm
vụ đảm bảo xăng dầu cho Tổng cục hậu cần, cung ứng xăng dầu cho các
đơn vị thành phần kinh tế, vừa thực hiện chức năng xăng dầu thương mại,
vừa tiến hành hoạt động sản xuất, xây lắp.
1.4. Xu hướng phát triển của công ty trong những năm tới
Công ty Xăng dầu Quân đội có thị trường kinh doanh khá rộng rãi, sản
phẩm kinh doanh đa dạng, công ty luôn muốn mở rộng kinh doanh và đầu
tư vào các lĩnh vực có sẵn. Trong những năm tới công ty sẽ mở rộng kinh
doanh vào nhóm sản phẩm kinh tế, một mặt phục vụ nhu cầu ngày càng gia
tăng của thị trường mặt khác cũng vừa gia tăng doanh thu cho công ty.
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
9
Báo cáo kiến tập
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI
2.1 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xăng dầu Quân đội
2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các XN phụ thuộc,
tại tỉnh, thành phố khác nhau nên Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo
hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
Các xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, công tác hạch toán kế
toán của các xí nghiệp là hạch toán báo sổ. Các xí nghiệp này có nhiệm vụ
hạch toán ban đầu, thu nhận các chứng từ thông qua các thông tri, phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của từng XN đó. Cuối
tháng các XN này sẽ lập báo cáo nộp về Phòng kế toán của Công ty.
Phòng kế toán của Công ty thực hiện hạch toán kế toán các hoạt
động kinh tế tài chính phát sinh có tính chất chung toàn Công ty, đồng thời
hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty.
* Phòng kế toán gồm 11 người:
- Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc về công
tác tài chính kế toán Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành
về tài chính, tổ chức và hướng dẫn các chế độ chính sách của nhà nước về
công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của Công ty và giao kế hoạch tài
chính cho các xí nghiệp trực thuộc.
-Trợ lý : có nhiệm vụ trực tiếp giúp trưởng phòng kiểm tra, giám sát,
lập kế hoạch các công tác tài chính của Công ty
- Kế toán ngân hàng: theo dõi các khoản thu chi của Công ty phát
sinh thông qua ngân hàng
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
10
Báo cáo kiến tập
- Kế toán tiền mặt và tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi về tiền
mặt cũng như tính toán phân chia lương, thưởng và các khoản thu nhập
khác, trích và trả BHYT, BHXH cho cán bộ CNV toàn Công ty.
- Kế toán tổng hợp: phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có
của các loại vốn, quỹ, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi
chép sổ cái, lập bảng tổng kết tài sản giúp kế toán trưởng hạch toán kinh tế
nội bộ, phân tích tình hình kế toán Công ty, tổ chức bảo quản lưu giữ hồ sơ,
tài liệu kế toán.
- Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng của công ty XDQĐ bao gồm
4 người có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng, theo dõi chi tiết việc tiêu thụ
hàng hoá cũng như tình hình thanh toán đến từng khách hàng và từng mặt
hàng cụ thể.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty xăng dầu Quân đội
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
11
Trưởng phòng kế toán
Trợ lý
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
Ngân
hàng
Kế toán
TM, TL
Ban
KT
XN
651
Ban
KT
XN
652
Ban
KT
XN
653
Kế toán
bán
hàng
Báo cáo kiến tập
2.1.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
-Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ.
- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán của
Công ty xăng dầu Quân đội vận dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hoá.
- Sổ chi tiết theo dõi TSCĐ.
- Sổ chi tiết theo dõi công nợ với người mua, người bán.
2.1.3 ứng dụng tin học vào kế toán tại công ty.
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA Accounting
của công ty phần mềm kế toán ASIA- Là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh
vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần
mềm kế toán. Đây là phần mềm do công ty đặt hàng và mới được xây dựng
và đưa vào sử dụng từ năm 2004 nên thừa hưởng đầy đủ những gì mà môi
trường Windows hỗ trợ. Được thiết kế cho hệ thống đa người dùng và có
tính bảo mật cao, cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức
năng công việc của từng nhân viên. ASIA SOFT được thiết kế theo hệ
thống mở cho phép người sử dụng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều
kiện đặc thù của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán
phong phú, đa dạng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi,
giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán tiến
hành kiểm tra, phân loại chứng từ thuộc phần hành nào thì được phản ánh
vào phần hành đó và được bảo quản, lưu trữ. Máy tính sẽ tự động xử lý
thông tin và lên các loại sổ sách như các sổ chi chi tiết, sổ cái… Cuối kỳ
máy tính sẽ lập các bảng biểu kế toán và các báo cáo tài chính. Trình tự ghi
sổ trên máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
12
Báo cáo kiến tập
Việc áp dụng phần mềm kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác kế toán, giảm nhẹ bớt những phần việc đơn giản.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên các đối tượng liên quan
như các loại hàng hoá, các khách hàng của công ty, các loại chứng từ, tài
khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hoá,
khai báo một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được
thực hiện vào thời điểm công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán, và
trong quá trình kinh doanh các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù
hợp với quy mô kinh doanh của công ty.
Danh mục hàng hoá:
Do hàng hoá của công ty là xăng dầu các loại nên phải được quản lý riêng
từng loại. Mỗi loại sẽ được mã hoá bằng kí hiệu riêng Mỗi hàng hoá được
phân biệt bằng một dãy số 3 chữ số bắt đầu từ số 001. Cụ thể:
- Xăng A90 được mã hoá là 003.
- Xăng A92 được mã hoá là 002.
- Dầu DO được mã hoá là 001.
Danh mục tài khoản: Công ty xăng dầu Quân đội là một doanh
nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau: kinh doanh
xăng dầu, khí tài xăng dầu; sản xuất cơ khí; kinh doanh vận tải; xây dựng.
Nên hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng tại Công ty rất rộng, Công ty
đã sử dụng những tài khoản theo quy định. Ngoài ra do đặc thù hàng hoá
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
13
Các
chứng
từ gốc
Xử lý
chứng
từ
Nhập dữ liệu:
+. Chứng từ đã
được xử lý
+ Bút toán kết
chuyển, điều
chỉnh
+ Các tiêu thức
phân bổ
Máy thực
hiện:
+ Lên sổ
+Lập:bảng
biểu, BCTC
In các
thông
tin
theo
yêu
cầu
Báo cáo kiến tập
kinh doanh là xăng dầu các loại nên công ty có mở thêm các tài khoản chi
tiết nhằm phù hợp với đặc điểm của công ty. Việc xây dựng danh mục tài
khoản được thực hiện ngay khi cài đặt phần mềm kế toán và do người lập
trình thực hiện. Việc mở rộng thêm danh mục tài khoản có thể thực hiện
ngay trong khi đang làm việc trên một phần hành nào đó, hoặc chỉ đơn
thuần thực hiên mở thêm tài khoản. Từ màn hình Tổng hợp xuất hiện “danh
mục và tham số” chọn “Danh mục tài khoản” sẽ hiện ra màn hình giao diện
Danh mục tài khoản, muốn mở thêm một tài khoản cấp 1, ta để chuột và
một tài khoản cấp một nào đó đã có sẵn rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I và
nhập mã số tài khoản, tên tài khoản. Muốn mở chi tiết cho một tài khoản
cấp 1, cấp 2 thì để vệt sáng ở tài dòng tài khoản đó và nhấn tổ hợp phím
Ctrl+I rồi nhập mã số và tên tài khoản.
Danh mục khách hàng: Trong quá trình hoạt động kinh doanh công
ty có quan hệ với rất nhiều khách hàng gồm khách hàng mua trực tiếp,
khách hàng đại lý, tổng đại lý và nhóm khách hàng là các trạm xăng dầu
trực thuộc.
Việc xây dựng danh mục khách hàng ban đầu bắt đầu từ màn hình
Hệ thống chọn mục Bán hàng, khi đó xuất hiện một dãy Danh mục và tham
số, chọn danh mục khách hàng để mở danh mục khách hàng, tại giao diện
danh mục khách hàng ta nhập các thông tin về khách hàng.
Mã khách hàng sẽ mở chi tiết đến 7 chữ số (Ví dụ: khách hàng là
Công ty TNHH Dầu Nhờn Vĩnh Đạt được mã hoá là : 1310178)
Hệ thống sổ và báo cáo liên quan: Thực hiện đúng quy định về hệ
thống mẫu biểu kế toán do Bộ tài chính quy định. Hệ thống mẫu sổ và báo
cáo được lập bởi người cài đặt phần mềm, khi có thay đổi gì thì công ty sẽ
liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để chỉnh sửa chứ kế toán không tự
thay đổi.
Hoàng Lan Hương Kiểm toán 47B
14