Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Microsoft Powerpoint
Giới thiệu powerpoint
Bạn l Giáo viên muốn sử dụng giáo án điện tử trong giảng dạy bạn có thể đ a
đ ợc rất nhiều loại thông tin lên m n hình trình chiếu nh : văn bản; hình ảnh; âm thanh;
bảng tính; biểu đồ;
L m việc trên Powerpoint l l m việc trên các tệp trình diễn (có phần mở rộng l
*.PPT). Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slides) chúng đ ợc sắp theo một
thứ tự. Các bản trình diễn n y chứa nội dung thông tin bạn muốn trình b y. Có thể minh
hoạ cấu trúc một tệp trình diễn theo các bản trình diễn (Slides) nh sau:
Slide 1
Slide 2
Slide n
Một tệp trình diễn
Qui trình để tạo v sử dụng một tệp trình diễn nh sau:
B ớc 1: Xác định rõ r ng các nội dung sẽ trình b y. Từ đó sẽ định ra đ ợc cấu trúc của
tệp trình diễn l : Chọn nền của slide theo mẫu n o cho phù hợp? Cần bao nhiêu slides?
Nội dung mỗi Slide l gì?
B ớc 2: Dùng Powerponit để xây dựng nội dung các slide đó.
B ớc 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Slide sẽ đ ợc phóng to lên to n bộ m n
hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng
hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ đ ợc đ a lên các m n hình lớn, nhiều ng ời có
thể quan sát một cách dễ d ng.
Sách học Powepoint
Chơng 1: Trình diễn đơn giản
1. Cách khởi động Powepoint
Có nhiều cách có thể khởi động đ ợc phần mềm Powerpoint. Tuỳ v o mục đích
l m việc, sở thích hoặc sự tiện dụng m bạn có thể chọn một trong các cách sau đây để
khởi động:
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows nh sau: Start | Programs | Microsoft
Powerpoint
Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu t ợng của phần mềm Powerpoint trên thanh công cụ,
hoặc trên m n hình nền của Windows;
Hộp thoại đầu tiên của Powerpoint xuất hiện, cho phép chọn h ớng l m việc:
1
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
- Open an exiting presentation để mở một tệp trình diễn đã có tr ớc (chỉ dùng cách n y
cho những lần sau, khi m bạn đã có những tệp trình diễn trên máy);
- AutoContent wizard giúp tạo một tệp trình diễn theo những mẫu cho tr ớc với nội
dung về một chủ đề n o đó;
- Design Template - để bắt đầu tạo mới một tệp trình diễn sử dụng một mẫu định dạng
sẵn đã có trong th viện Powerpointl
- Blank Presentation cho phép tạo mới một trình diễn;
2. Tạo một trình diễn mới
Bằng cách chọn mục hộp thoại trên, hộp thoại New slide xuất hiện, cho phép chọn
bản trình diễn (Slide):
Danh sách Choose an AutoLayout: chứa các loại bố cục Slide m bạn có thể chọn. Dùng
chuột chọn một mẫu rồi nhấp OK để tiếp tục. M n hình l m việc chính của Powerpoint
xuất hiện:
Hệ thống thực đơn lệnh
Hệ thống thanh công cụ
Danh sách các Slide đã tạo đ ợc !
Hộp ghi chú cho từng Slide
Slide, nơi chứa các thông tin cần trình diễn.
M n hình l m việc chính của Powerpoint thông th ờng bao gồm 5 th nh phần:
- Bản trình diễn (slide): L nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn
(Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm, m n hình
chỉ có thể hiển thị đ ợc 1 bản trình diễn để thiết kế. Bạn có thể sử dụng các công cụ chế
bản (nh sử dụng trong Word) để đ a thông tin lên các Slides
n y;
- Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Powerpoint
trong khi l m việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn n y, đôi khi cũng có thể sử
dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn;
- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm
các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc n o đó;
- Hộp ghi chú (note): giúp bạn l u những thông tin chú thích cho từng Slide. Điều n y
l cần thiết khi bạn khó có thể nhớ đ ợc những thông tin xung quanh slide đó;
- Danh sách các Slide đã tạo đ ợc: cho phép định vị nhanh đến một Slide n o đó chỉ
bằng cách nhấn chuột.
Mặt khác, trong khi đang l m việc với Powerpoint bạn cũng có thể sử dụng một
trong các cách sau đây để tạo mới một tệp trình diễn:
- Mở mục chọn File | New ;
hoặc
2
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.
Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới n y:
Hãy gõ thông tin v o hai tiêu đề của slide n y. Sở dĩ slide trên chỉ có 2 tiêu đề l do việc
bạn chọn mẫu slide ở hộp thoại New slide. Tuy nhiên bạn cũng có thể chọn các mẫu slide
khác cho phù hợp theo mục đích của mình. Sau khi gõ thông tin xong, nội dung slide đầu
tiên sẽ nh sau:
Sách học Powepoint
3. Trình diễn Slide
Bạn có thể sử dụng các tính năng trình diễn slide để kiểm định kết quả. Có nhiều
cách có thể mở đ ợc tính năng n y:
- Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối m n hình:
hoặc
Nhấn lên đây để bắt đầu trình diễn!
- Mở mục chọn Slide Show | ;
hoặc
- Bấm phím F5 trên b n phím.
M n hình trình diễn slide hiện ra trên to n bộ m n hình nh sau:
Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc nhấn phím
Enter;
Muốn thoát khỏi m n hình trình diễn, để trở về m n hình thiết kế bấm phím ESC.
4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa
Để ghi tệp trình diễn đang l m việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Save ;
hoặc
- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
Sẽ có hai khả năng xảy ra:
Nếu đây l t i liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi t i liệu n y bởi một
tệp tin mới:
Hãy gõ tên tệp tin v o mục File name: rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi tệp trình
diễn.
3
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Nếu t i liệu của bạn đã đ ợc ghi v o một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả những sự
thay đổi trên t i liệu sẽ đ ợc ghi lại lên đĩa.
Gõ tên tệp tin v o đây! Bạn nên thực hiện thao tác ghi t i liệu vừa rồi th ờng xuyên trong khi l m việc, để tránh mất
dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.
5. Mở tệp trình diễn đ tồn tại trên đĩa
Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể l m theo một trong các
cách sau đâu:
- Mở mục chọn File | Open ;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.
Hộp thoại Open xuất hiện:
Chọn tệp trình diễn cần mở !
Hãy tìm đến th mục nơi chứa tệp trình diễn cần mở. Chọn tệp, cuối cùng nhấn nút để
thực hiện mở tệp.
6. Thoát khỏi môi tr ờng l m việc
Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi tr ờng
l m việc Powerpoint:
- Mở mục chọn File | Exit;
hoặc
- Nhấn nút Close trên tiêu đề cửa sổ Powerpoint;
hoặc
- Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
Sách học Powepoint
Ch ơng 2: Xây dựng các slide
2.1 Quản lý các slides
2.1.1 Thêm một Slide
Để thêm một Slide lên tệp trình diễn đang mở, bạn l m nh sau:
B ớc 1 : Mở mục chọn Insert | hoặc bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + M. Hộp thoại New
slide xuất hiện cho phép bạn chọn mẫu bố cục slide mới n y:
B ớc 2: Hãy chọn một mẫu slide rồi nhấn OK, một Slide mới đã đ ợc chèn lên tệp trình
diễn.
ý nghĩa một số biểu t ợng trên hộp thoại New slide nh sau: :
Bạn có thể chèn một dòng văn bản đã đ ợc định dạng sẵn v o ô n y; :
Bạn có thể chèn dòng văn bản dạng Bullet; :
Bạn có thể chèn danh sách dạng Bullet :
4
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Bạn có thể chèn một ảnh v o ô n y; :
Bạn có thể chèn một sơ đồ tổ chức :
Bạn có thể chèn một biểu đồ (Chart) :
Bạn có thẻ chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô n y.
2.1.2 Di chuyển đến các Slides
Để di chuyển đến các Slide bạn có thể thực hiện theo 2 cách:
Cách 1: Dùng chuột, nhấn lên thứ tự Slide cần định vị đến ở danh sách các Slide bên trái
m n hình;
Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc ở bên phải m n hình.
Cách 1: Dùng chuột chọn slide muốn chuyển đến!
Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc!
2.1.3 Xoá một slide
Để xoá một Slide ra khỏi tệp trình diễn, bạn l m nh sau:
B ớc 1: Nhấn phải chuột lên tên slide cần xoá ở danh sách các slide- bên trái m n hình;
B ớc 2: Chọn Cut để xoá Slide n y.
1.Nhấn phải chuột
2. Chọn Cut (hoặc nhấn phím Delete)
2.2 Đ a thông tin lên slide
2.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ
Trên Powerpoint, bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đ a văn bản
(thông qua các Textbox) cũng nh đ a các khối hình vẽ lên Slide
Cách sử dụng thanh công cụ n y hệt nh sử dụng chúng trên phần mềm Word, nên
chúng tôi không đ a ra chi tiết h ớng dẫn ở đây:
2.2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh
Bạn cũng có thể chèn ảnh từ những tệp tin bởi mục chọn: Insert | Picture | , hoặc
từ th viện ảnh Clip Gallery của windows từ mục chọn: Insert | Picture | nh đã từng
l m trên phần mềm Word.
2.2.3 Chèn bảng
Trên Powerpoint, để chèn một bảng dữ liệu (table) lên Slide bạn phải sử dụng mục
chọn Insert | , tiếp theo qui trình xây dựng cấu trúc bảng, nhập nội dung v định dạng
bảng đ ợc diễn ra nh l m trên Word.
2.2.4 Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối
Để tạo tiêu đề đầu v tiêu đề cuối cho slide, bạn mở mục chọn: View | Header and
Footer, hộp thoại sau đây xuất hiện giúp bạn xây dựng tiêu đề đầu, tiêu đề cuối cho các
slides:
Sách học Powepoint
5
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Thẻ Slide cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề cuối của Slide nh :
- Thông tin ng y, giờ ( Date and Time): Nếu bạn chọn mục , thông tin về ng y giờ có thể
đ ợc đ a lên tiêu đề cuối slide. Khi đó, nếu chọn Update automatically- thông tin
ng y giờ sẽ đ ợc tự động cập nhật lên tiêu đề đúng theo ng y giờ trên máy tính; nếu
chọn Fixed- bạn phải nhập v o một giá trị ng y giờ cố định. Giá trị n y sẽ không tự động
đ ợc thay đổi theo ng y tháng.
- Nếu chọn mục , máy sẽ tự động điền số thứ tự slide lên tiêu đề cuối;
- Nếu chọn mục , bạn có thể gõ v o dòng văn bản hiển thị ở giữa tiêu đề cuối slide;
- Nhấn nút Apply, các thiết lập n y sẽ chỉ áp dụng cho Slide hiện tại (slide đang chọn);
- Nếu nhấn Apply All, thiết lập n y sẽ đ ợc áp dụng cho tất cả các slides của tệp trình
diễn n y.
Vị trí của 3 giá trị: Date/Time; Slide number v Footer trên tiêu đề cuối trang nh sau
(bạn xem ở ô Preview):
Footer
Slide number
Date and Time
Thẻ Notes and Handouts cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề đầu v tiêu
đề cuối trang in (thông tin n y chỉ hiển thị khi bạn in ra máy in):
- Thông tin ng y, giờ ( Date and Time): sử dụng t ơng tự nh ở thẻ Slide;
- Header: nơi bạn có thể nhập dòng văn bản cho tiêu đề đầu trang (page);
- Nếu chọn , cho phép chèn số thứ tự trang lên tiêu đề cuối trang in;
- Footer: nơi bạn có thể nhập v o nội dung tiêu đề cuối trang in;
- Nhấn nút Apply, các thiết lập n y sẽ chỉ áp dụng cho trang in hiện tại (trang chứa slide
đang chọn);
- Nếu nhấn Apply All, thiết lập n y sẽ đ ợc áp dụng cho tất cả các trang in của tệp trình
diễn.
2.2.5 M u sắc cho các th nh phần trên slide (Color scheme)
Tính năng n y giúp thay đổi bộ m u hiển thị thông thi trên các slide của tệp trình
diễn. Có rất nhiều bộ m u có thể chọn, mặt khác cũng có thể thay đổi m u sắc chi tiết đối
với từng loại thông tin trên slide một cách đồng bộ trên to n bộ slide hoặc chỉ cục bộ với
slide đang chọn.
Để l m việc n y, hãy l m theo các b ớc sau đây :
B ớc 1: Mở Slide cần thiết lập trên cửa sổ thiết kế, kích hoạt thực đơn: Format | Slide
Color Schemes , hộp thoại Color Scheme xuất hiện :
B ớc 2: Thẻ Standard hiển thị danh sách các gam m u (Color schemes) m bạn có thể
chọn cho các slide bằng cách nhấn chuột lên gam m u muốn chọn.
6
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Mặt khác, thẻ Custom cho phép thiết lập lại m u sắc trên từng đối t ợng của mỗi gam
m u. Cách sử dụng thẻ n y nh sau:
Luôn quan sát hộp n y để nhìn tr ớc kết quả đã thiết lập!
- Dùng chuột nhấn lên mục cần thay đổi m u từ danh sách Scheme colors (hình trên
đang chọn mục Shadows- m u bóng);
- Nhấn nút Change Color hộp thoại chọn m u xuất hiện:
Bạn có thể chọn m u a thích cho mục đang thiết lập (m u bóng) trên bảng m u bằng
cách nhấn chuột lên m u cần chọn. Tiếp theo nhấn OK để chấp nhận m u vừa chọn.
- Mỗi lần chọn xong m u, có thể xem kết quả ở hộp kết quả bên phải, góc d ới hộpt
hoại.
B ớc 3: Nhấn nút Apply để thiết lập gam m u vừa chọn cho slide đang kích hoạt. Nút
Apply to All để thiết lập gam m u n y cho tất cả các slide trên tệp trình diễn đang mở.
Nút Preview để xem tr ớc kết quả đang thiết lập trên các slide. Nút Cancel để đóng hộp
thoại v huỷ bỏ việc chọn gam m u mới.
2.3 Thiết lập hiệu ứng trình diễn
Một trong những điểm mạnh của Powerpoint l khả năng thiết lập các hiệu ứng
động (Animation effect). Với các hiệu ứng n y, thông tin trên slide của bạn sẽ đ ợc sinh
động hơn, hấp dẫn v thu hút ng ời theo dõi hơn. Tuy nhiên cái gì cũng có
Mặt thuận v mặt nghịch của nó, rằng bạn cũng không nên quá lạm dụng v o các
hiệu ứng hoạt hoạ n y, tránh tr ờng hợp ng ời xem cảm thấy nh m chán.
Để kích hoạt tính năng hoạt hoạ, bạn mở mục chọn Slide shows | , hộp thoại sau đây xuất
hiện:
Danh sách Check to animation slide objects: chứa danh sách các đối t ợng
thông tin trên Slide của bạn. Muốn thiết lập hiệu ứng cho đối t ợng thông tin n o, bạn
phải chọn nó (checked) trên danh sách n y.
Hãy luôn quan sát m n hình bên cạnh để biết đ ợc chính xác đối t ợng đang chọn.
Thẻ Effect ở d ới, giúp thiết lập hiệu ứng hoạt hoạ cho đối t ợng đang đ ợc chọn ở
danh sách Check to animation slide objects: Cách thiết lập nh sau:
- Hộp cho phép chọn kiểu hiệu ứng. Ví dụ nh : Fly bay; Split phân nhỏ;
- Hộp chọn h ớng trình diễn đối t ợng bắt đầu từ đâu?
- Hộp có thể chọn một đoạn nhạc khi hiệu ứng n y xuất hiện;
Nhớ nhấn nút Preview để xem tr ớc kết quả sau mỗi lần thiết lập hiệu ứng!
Thẻ Order & timing cho phép thiết lập thứ tự trình diễn giữa các đối t ợng trên slide.
7
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
- Thứ tự đ ợc đánh số 1, 2, ở danh sách Animation order: đối t ợng n o đứng tr ớc
sẽ đ ợc trình diễn tr ớc. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi thứ tự n y khi sử dụng các nút ở
mục Move;
- Mục Start animation để thiết lập sự kiện để trình diễn các đối t ợng trên slide: nếu
chọn On mouse click tức l để hiển thị v trình diễn đối t ợng n y trên slide bạn
phải nhấn chuột trái; nếu bạn nhập thời gian v o mục Automatically thì sau khoảng thời
gian đó, đối t ợng sẽ tự động trình diễn (không phải nhấn chuột).
Cuối cùng nhấn Preview để xem lại các kết quả đã thiết lập; nhấn OK để ho n tất công
việc.
2.4 Cửa sổ Sorter
Bạn đã biết một số các thao tác quản lý các Slides cho một tệp trình diễn qua mục
2.1 Quản lý slides. Nh ng cửa sổ Sorter sẽ giúp bạn đơn giản hơn nhiều trong việc quản
lý các slide trên tệp trình diễn. Để mở cửa sổ Sorter, bạn mở mục chọn View | :
Sử dụng cửa sổ n y nh sau:
Nhấn phải chuột lên Slide cần l m việc, bạn có thể l m đ ợc những việc sau:
- Cut Slide đó sẽ bị xoá ra khỏi tệp trình diễn;
- Chọn Copy- để sao chép Slide n y;
- Chọn Paste - để dán Slide đã copy th nh một slide mới;
- Chọn Hiden slide- sẽ ẩn slide n y. Powerpoint sẽ không hiển thị nội dung slide ẩn khi
trình diễn;
- Chọn Slide Transition để thiết lập thông tin trình diễn cho Slide qua hộp thoại sau:
- Hộp Efect, cho phép thiết lập một số hiệu ứng khi trình diễn slide. Hãy chọn
kiểu hiệu ứng ở hộp chọn n y: . Tiếp theo có thể chọn tốc độ trình diễn các hiệu ứng đó: Slow-
tốc độ chậm; Medium- tốc độ vừa phải; Fast- tốc độ nhanh;
- Hộp Advanced cho phép thiết lập sự kiện để chuyển đến trình diễn slide n y từ slide tr ớc
nó. Chọn On mouse click sẽ chuyển đến trình diễn slide n y khi bạn bấm chuột trái (ngầm
định); bạn cũng có thể thiết lập khoảng thời gian tự động trình diễn slide ở mục Automatically
after (sẽ đ ợc tự động trình diễn sau mm:ss (phút:giây);
- Hộp Sound cho phép chọn kiểu âm thanh mỗi khi dịch chuyển đến các slide;
- Nếu nhấn Apply- thiết lập trình diễn vừa rồi sẽ chỉ cho slide đang chọn;
- Nếu nhấn Apply All- tất cả các slide sẽ đ ợc chọn kiểu thiết lập trình diễn n y.
Bạn có thể dùng chuột kéo thả (Drop & Drag) các slides trên m n hình n y để
hoán chuyển vị trí của chúng.
Để đóng cửa sổ n y trở về cửa sổ thiết kế ban đầu, bạn có thể l m theo một trong
hai cách sau:
8
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Cách 1: Nhấn đúp chuột lên một slide n o đó trên cửa sổ Shorter, slide đó sẽ đ ợc hiển
thị trên cửa sổ thiết kế ban đầu (chế độ Normal).
Cách 2: Bạn nhấn chuột lên nút Normal view ở góc cuối bên trái m n hình Powerpoint:
Nhấn lên đây để trở về m n hình thiết kế ban đầu !
2.5 Kỹ thuật trình diễn
Trình diễn l quá trình thể hiện nội dung các slide đã thiết kế đ ợc trong tệp trình
diễn lên to n bộ m n hình. Có nhiều cách để thực hiện trình diễn các slides:
- Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối m n hình:
hoặc
Nhấn lên đây để bắt đầu trình diễn!
- Mở mục chọn Slide Show | ;
hoặc
- Bấm phím F5 trên b n phím.
M n hình trình diễn xuất hiện. Với m n hình trình diễn n y, bạn có thể l m đ ợc các công
việc bằng cách nhấn chuột phải lên m n hình trình diễn, một mục chọn xuất hiện:
- Next- để chuyển đến trình diễn Slide tiếp theo (bạn có thể nhấn phím Enter hoặc bấm
chuột trái để l m việc n y);
- Previous- để chuyển đến slide vừa trình diễn kề tr ớc (sử dụng trong tr ờng hợp bạn
muốn quay trở lại trình diễn slide tr ớc đó);
- Go- để chuyển đến trình diễn một slide bất kỳ. Tiếp theo nếu bạn chọn Slide Navigator,
một danh sách các slide đ ợc xếp theo thứ tự xuất hiện:
Hãy chọn slide cần trình diễn rồi nhấn Go To.
- Nếu chọn By title, một danh sách tiêu đề các slide xuất hiện cho phép bạn chọn slide cần
chuyển đến trình diễn.
- Pointer options- cho phép chọn kiểu con trỏ chuột trên m n hình trình diễn.
- Đặc biệt, khi bạn chọn kiểu con chuột l Pen, bạn có thể thực hiện vẽ minh hoạ trên m n
hình trình diễn (nh công cụ bút vẽ trong các phần mềm đồ hoạ). Khi đó, có thể chọn m u vẽ
ở mục Pen color.
- Cuối cùng, nếu nhấn End show- sẽ kết thúc phiên trình diễn (bạn cũng có
Sách học Powepoint
2.6 In ấn
Việc in ấn trên Powerpoint gần giống nh in trên word. Bạn phải định dạng trang
in, rồi mới thực hiện in ấn.
2.6.1 Định dạng trang in
Để định dạng trang in, mở mục chọn File | Page setup, hộp thoại Page Setup xuất
hiện:
9
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
- Hộp Slides and sized for: chọn khổ giấy in ra máy in;
- Mục Width v Height để nhập v o chiều rộng v chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng
mục n y khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for:
- Mục Orientation để thiết lập h ớng in: Portrait in theo chiều dọc hoặc Landscape
in theo chiều ngang. Trong đó
- Slides- thiết lập h ớng in dữ liệu trên các Slides;
- Notes, handout & outline thiết lập h ớng in cho phần chú thích đi kèm các slide
- Nhấn OK để đồng ý các thiết lập.
2.6.2 In ấn
Để in nội dung các slide ra máy in, bạn có thể thực hiện lệnh in theo 2 cách:
Cách 1: Mở mục chọn File | Print
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:
- Mục Printer để chọn máy in sẽ in;
- Mục Print range- chọn phạm vi in:
- All- in to n bộ các slide;
- Current slide- chỉ in slide hiện tại (đang chọn);
- Slides- để in một phạm vi các slide n o đó. Ví dụ: 1,3,5-12 tức l sẽ in ra các slide 1,
slide 3 v các slide từ 5 đến 12.
- Mục Print what- chọn nội dung cần in trên các slide:
- Slides- in nội dung các slide, mỗi slide sẽ in ra một trang giấy;
- Handouts- in nội dung các slide, có thể in nhiều slide lên trên cùng một trang giấy. Số slide
đ ợc in trên một trang giấy bạn có thể chọn ở mục Slides per page;
- Note page- chỉ in ra những thông tin chú thích các slide;
- Outline- chỉ in ra những thông tin chính (outline) trên các slide.
- Ô Copies- để chọn số bản in;
- Ngo i ra còn có một số các tuỳ chọn in nh sau:
- In theo các m u đã thiết kế trên slide;
- tự động căn chỉnh nội dung in vừa khít với trang in;
- in cả khung bao quanh mỗi slide (frame);
- chỉ in m u đen trắng.
- Cuối cùng nhấn nút Print để thực hiện lệnh in.
Ch ơng 3: Sử dụng các template v thiết lập slide
master
10
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Trong ch ơng tr ớc, bạn đã biết các kỹ thuật để soạn thảo các loại thông tin lên slide.
Đó l những kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những bản trình diễn theo ý t ởng của
mình. Phần n y sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu slide định dạng sẵn (Template
Slide) đi kèm với phần mềm Powerpoint v cách thiết lập định dạng slide mặc định khi đang
l m việc (Master Slide).
1 Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template)
Powerpoint cung cấp rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo
cáo khác nhau nh : báo cáo t i chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản
phẩm mới; trình diễn các khoá đ o tạo; Bạn nên sử dụng tối đa các mẫu có sẵn n y v o
slide của mình vì nó rất đa dạng về mẫu mã v đ ợc thiết kết rất công phu, hợp lý.
Cách sử dụng một slide đã đ ợc định dạng sẵn nh sau: Bắt đầu tạo một tệp trình diễn
mới sử dụng một mẫu slide đã định dạng sẵn :
Bớc 1: Mở mục chọn File | New, trên hộp thoại New Presentation bạn hãy chọn thẻ
Design Templates:
Xem tr ớc bố cục v định dạng của mẫu đang chọn ở đây !
Bớc 2: Dùng chuột để chọn một mẫu slide bạn muốn. Chú ý: khi chọn mẫu n o, hộp
Preview sẽ hiển thị bố cục v định dạng mẫu slide đó, bạn có thể tham khảo nhanh ở đây
(hình trên đang chọn mẫu Dads Tie). Chọn xong, nhấn OK để tiếp tục;
Bớc 3: Thực hiện chọn bố cục (Layout) từng slide cần chền lên tệp trình diễn v soạn
thảo nội dung cho các slide nh đã trình b y ở Ch ơng 2:
Bớc 1: Mở tệp trình diễn cần l m việc, mở mục chọn Format | Aplly Design Template,
hộp thoại Apply Design Template xuất hiện:
Xem tr ớc bố cục v định dạng của mẫu đang chọn ở đây !
Bớc 2: Dùng chuột để chọn một mẫu slide bạn muốn. Bạn có thể tham khảo nhanh ở đây
(hình trên đang chọn mẫu Artsy.pot). Chọn xong, nhấn Apply để đồng ý. Khi đó to n bộ
các slide trên tệp trình diễn đang mở sẽ đ ợc tự động chuyển theo mẫu định dạng slide
vừa chọn.
3.2 Slide master
Slide master có thể hiểu nh một slide chủ cho một tệp trình diễn. Thông th ờng
khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của to n bộ các slide theo
một định dạng chuẩn n o đó, bạn phải thay đổi lần l ợt định dạng dữ liệu trên từng slide.
Có cách n o để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi áp đặt to n bộ các slide trên tệp
trình diễn theo định dạng nh vậy?? Có cách l m, đó l Slide Master!
Nh vậy, mỗi mẫu slide định dạng sẵn vừa nói ở mục 3.1 (template slide) có thể hiểu l
một Slide master. Vì mỗi mẫu slide n y có sẵn các định dạng cho tr ớc v có thể áp đặt
kiểu định dạng đó cho to n bộ các slide trên một tệp trình diễn cho tr ớc.
11
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Với slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ,
định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn (AutoLayout)
của Powerpoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số
trang, chèn thêm hình ảnh v o slide. Khi đó, định dạng v bố cục to n bộ các slide
trên tệp trình diễn sẽ đ ợc thay đổi theo nh slide master. Cách thiết lập slide
master nh sau:
Bớc 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Kích hoạt mục chọn View |
Master | Slide master, m n hình l m việc với slide master xuất hiện với các th nh phần
nh sau:
hình Preview cho phép xem tr ớc kết quả đang thiết lập!
Bớc 2: Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục slide, soạn thảo nội dung cho nền
slide bao gồm:
Các th nh phần trên slide master- nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng slide chuẩn.
(1)- To n bộ Master slide, nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng slide chuẩn;
(2)- Cửa sổ cho phép xem tr ớc kết quả;
(3) Thanh công cụ Master. Khi n o thiết lập xong nội dung cũng nh định dạng cho
slide master, hãy nhấn nút Close trên thanh công cụ n y để trở về với tệp trình diễn đang
soạn thảo;
(4) Tiêu đề của slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho tiêu đề n y nh l :
phông chữ, m u sắc, kích cỡ, vị trí, ;
(5) Các cấp Bullet của slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi
Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp bullet n y;
(6) Nơi bạn có thể chèn thông tin ng y giờ cho slide;
(7) Nơi bạn có thể chèn thông tin tiêu đề cuối cho slide;
(8) Nơi bạn có thể chèn số thứ tự của mỗi slide.
Các mục (6), (7), (8) sẽ đ ợc hiển thị trên m n hình nền (Background) của mỗi slide.
Hơn nữa, bạn có thể chèn các hình ảnh (ví dụ nh lô gô của công ty) hoặc các biểu bảng,
hình vẽ, lên slide. Khi đó các thông tin n y sẽ đ ợc hiển thị l m nền cho mỗi slide (bạn
không thể chỉnh sửa đ ợc khi thiết kế các slide, chỉ sửa đ ợc trên m n hình Slide master
n y)
Một Số thuật ngữ tiếng anh trong PowerPoint
Background
M u nền. Có thể l m u nền trang văn bản, m u nền của slide hoặc m u nền của một đối t ợng n o
đó
12
Trờng THCS Trờng Minh Lê Lợng
Border
Khung viền của trang văn bản hoặc các đ ờng trên một bảng (Table)
Bullet
Dấu đầu dòng đầu tiên một đoạn văn bản
Case
Chữ viết in hoa
Chacracter
Ký tự
Choice
Chọn một lựa chọn n o đó. Ví dụ chọn menu File, tiếp theo chọn Open.
Collumn
Cột t i liệu
Color scheme
Gam m u. Có thể gồm rất nhiều m u sắc để tô cho tập hợp các đối t ợng t ơng ứng. Ví dụ: tập hợp
m u các đối t ợng trên mỗi slide l một Color scheme
Copy
Thao tác sao chép nội dung thông tin đang đ ợc chọn v o bộ nhớ đệm Clipboard
Cut
Thao tác sao chép nội dung thông tin đang đ ợc chọn v o bộ nhớ đệm Clipboard đồng thời xoá bỏ các
thông tin đang chọn
Document
T i liệu, bao gồm to n bộ các loại thông tin có trên cửa sổ Word đang soạn thảo.
Equation
Biểu thức toán học
Formating
Định dạng thông tin trên t i liệu
Line
Dòng văn bản; nghĩa khác l công cụ vẽ đ ờng thẳng trên word
Master slide
L một slide chính m khi thay đổi định dạng các thông tin trên slide n y, to n bộ định dạng thông
tin t ơng ứng trên tệp trình diễn đang mở sẽ tự động thay đổi theo nó.
Notes
Lời ghi chú. Hay đ ợc sử dụng ở cuối trang văn bản Word hoặc trên mỗi slide của Powerpoint cũng có
thể có những lời ghi chú n y
Numbering
Chỉ số đầu dòng đầu tiên một đoạn văn bản
Page
Trang văn vản
Page Footer
Tiêu đề cuối trang văn bản
Page Header
13
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét