1.2.1 Nhiệm vụ của Trung tâm du lịch Hà Nội.
Hiện nay Trung tâm du lịch hoạt động ngày càng hiệu quả và có
những chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Ký kết hợp đồng với các cá nhân và tổ chức nớc ngoài có nhu cầu
thuê nhà để ở và làm văn phòng.
- Trực tiếp ký kết với các tổ chức kinh doanh du lịch của nớc ngoài để
thu hút khách du lịch quốc tế vào Việt Nam ; đa ngời Việt Nam, ng-
ời nớc ngoài c trú tại Việt Nam đi du lịch ; Tổ chức các chơng trình
du lịch thu hút khách nội địa.
-Thực hiện chế độ báo cáo hàng kỳ về kết quả kinh doanh của Trung
tâm cho các cơ quan cấp trên.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật, chính sách của Nhà nớc về việc
cho các cá nhân hay tổ chức nớc ngoài thuê nhà, quy định về kinh
doanh lữ hành, quản lý các phơng tiện vận chuyển và các quy định
khác liên quan.
- Trung tâm đợc phép ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp sản phẩm
du lịch nh khách sạn, nhà hàng, công ty lữ hành trong việc cung cấp
khách.
Trung tâm DLHN là chi nhánh trực thuộc của công ty DLHN. Tuy mới
đợc thành lập nhng do thừa hởng những điểm mạnh và u thế của Công ty nên
Trung tâm DLHN đã đạt đợc những thành công đáng kể. Bộ máy tổ chức của
Trung tâm DLHN vừa đơn giản, gọn nhẹ mà lại có sự liên kết với nhau chặt
chẽ bởi các mối quan hệ chức năng, tạo nhiều tiện lợi cho việc quản lý và
điều hành của Công ty.
Sơ đồ số 2:Sơ đồ bộ máy tổ chức của Trung tâm du lịch.
3
Giám đốc
Trung tâm
Phòng
Outbound
Phòng
Inbound
Phòng
tài chính-kế
toán
Phòng
Nội địa
Phòng
điều hành
hưỡng dẫn
1.3 Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận trong bộ Trung tâm du lịch.
1.3.1 Giám đốc
Là ngời chịu trách nhiệm chính tại Trung tâm, có quyền quyết định mọi
mặt hoạt động của Trung tâm trong phạm vi cho phép. Giám đốc có nhiệm
vụ giao kế hoạch kinh doanh trực tiếp đến các phòng ban. Có chức năng giám
sát và chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các chính sách, chiến lợc của Công
ty.
1.3.2 Phòng điều hành, hớng dẫn:
Điều hành chỉ đạo các hớng dẫn viên phù hợp với các tour du lịch mà
khách hàng yêu cầu. Có sự phân bổ hợp lý công việc của từng phòng ban. Có
mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng dịch vụ tại điểm du lịch để phục vụ các
đoàn khách.
1.3.3 Phòng tài chính- kế toán
1.3.3.1 Chức năng:
Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và lập
hoá đơn thanh toán, làm tất cả các công việc hạch toán, thu chi và theo dõi
hoạt động tài chính của Trung tâm.
1.3.3.2 Nhiệm vụ:
- Thu tiền theo hợp đồng du lịch đã ký kết với khách hàng
- Chi tiền tạm ứng cho bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hợp
đồng
- Thanh toán các chi phí văn phòng, điện nớc, các chi phí liên quan đến
Marketing.
-Cung cấp các loại tiền lơng, tiền thởng tới các cán bộ công nhân viên
trong Trung tâm.
-Tổng kết doanh thu và chi phí định kỳ theo tháng, quý, năm và tình
hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm du lịch.
4
1.3.4 Phòng du lịch nớc ngoài: (Outbound Department):
1.3.4.1 Chức năng:
-Xây dựng và thực hiện các chơng trình cho khách du lịch Việt Nam
và ngời nớc ngoài đang c trú và làm việc tại Việt nam đi du lịch ở nớc
ngoài.
Tổ chức các hoạt động hợp tác, liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ ở
nớc ngoài nh các hãng lữ hành lớn ở Trung Quóc, Thái Lan, Malaysia,
Singapore và ở Châu Âu, Hoa Kỳ
- T vấn và bán các chơng trình du lịch Outbound và các sản phẩm đơn
lẻ nh đặt phòng khách sạn, vé máy bay, làm thủ tục visa, giấy thông
hành cho khách có nhu cầu đi.
- Tổ chức và thực hiện các chơng trình du lịch đã bán cho khách hàng.
1.3.4.2 Nhiệm vụ:
- Bộ phận marketing : dựa trên mối quan hệ giữa Công ty và những đối
tác nớc ngoài xây dựng các chơng trình du lịch khả thi, hấp dẫn cả về nội
dung và giá cả, giới thiệu các chơng trình du lịch tới khách hàng thông qua
hình thức tiếp thị trực tiếp và gián tiếp.
1.3.5 Phòng du lịch nội địa (Domestic Department)
1.3.5.1 Chức năng:
- Tổ chức hoạt động liên kết và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ du
lịch đơn lẻ nh lu trú, vận chuyển, ăn uống ở các vùng du lịch, điểm đến du
lịch trong cả nớc.
- Xây dựng và marketing các chơng trình du lịch tới khách dulịch.
- T vấn và bán các sản phẩm du lịch tới khách du lịch.
- T vấn và bán các sản phẩm du lịch trọn gói hay các dịch vụ du lịch
đơn lẻ tới tay khách hàng.
- Tổ chức thực hiện các chơng trình du lịch mà khách hàng đã đăng ký.
5
1.3.5.2. Nhiệm vụ
Tơng tự nh phòng du lịch Outbourd phòng du lịch nội địa cũng có các
bộ phận sau:
- Bộ phận marketing : dựa vào mối quan hệ của công ty với các nhà
cung cấp dịch vụ du lịch trong nớc, xác định giá thành chơng trình du lịch từ
đó t vấn và bán các chơng trình du lịch cho những cá nhân và tập thể có nhu
cầu.
- Bộ phận khách lẻ: Tìm hiểu nhu cầu của khách, bán chơng trình du
lịch và chuyển cho bộ phận điều hành.
- Bộ phận điều hành của Trung tâm là bộ phận liên hệ trực tiếp với
các nhà cung cấp, các đối tác là công ty lữ hành nhận khách ở các n-
ớc dẫn du lịch từ đó nắm bắt đợc những chơng trình du lịch.
+ Dựa vào những khả năng về lợng khách sẽ tham gia chơng trình du
lịch cùng với mối quan hệ với các hãng hàng không nh Vietnam
airlines, Thai Ainways bộ phận điều hành trực tiếp liên hệ xin giảm
giá vé cho đoàn.
+ Bộ phận điều hành nhận thông tin và hồ sơ từ bộ phận thị trờng, bộ
phận gom khách từ đó đặt chỗ chính xác số lợng đoàn khách với hãng hàng
không, các đối tác ở nớc ngoài, ngày khởi hành và kết thúc chơng trình.
1.3.6 Phòng du lịch trong nớc (Inbound Department).
1.3.6.1 Chức năng:
- Tổ chức các hoạt động liên kết hợp tác với các hãng lữ hành nớc ngoài,
với t cách là công ty lữ hành nhận khách cung cấp các dịch vụ du lịch trọn
gói từ khách hàng của công ty gửi khách. Liên kết với các nhà cung cấp dịch
vụ có tiếng trong nớc để sẵn sàng phục vụ nhu cầu du khách.
- Xây dựng các chơng trình du lịch Inbound nhằm nâng cao tính cạnh
tranh với các công ty lữ hành khác trong nớc.
- Dựa vào uy tín và mối quan hệ của công ty tăng cờng các hoạt động
marketing, quảng cáo thơng hiệu và các chính sách khuyến mại tới các công
ty gửi khách nhằm mở rộng mối quan hệ với đối tác, tăng khả năng cạnh
tranh.
Tổ chức thực hiện chơng trình du lịch đã ký kết với các đối tác
1.3.6.2 Nhiệm vụ:
6
- Bộ phận Manketing: Có nhiệm vụ xây dựng các chiến lợc Manketing
lớn thông qua các hội nghị hội thảo, các hội chợ quốc tế tổ chức trong nớc và
ngoài nớc nhằm khuếch trơng quảng cáo sản phẩm, uy tín chất lợng của
Công ty nhằm tìm kiếm các đối tác phát triển các hoạt động liên kết, hợp tác
với các công ty lữ hành, các tổ chức cá nhân nớc ngoài có mong muốn và
nhu cầu tham quan du lịch, tổ chức hội nghị hội thảo tại Việt Nam.
- Bộ phận điều hành có nhiệm vụ nhận các thông tin từ phía đối tác là
các công ty gửi khách, xây dựng và thực hiện các chơng trình theo đúng lịch
trình về thời gian mà công ty gửi khách đã thông báo. Điều các hớng dẫn
viên theo đúng khả năng chuyên môn và liên hệ đặt dịch vụ với các nhà cung
cấp.
- Bộ phận hớng dẫn viên Inbound có nhiệm vụ nhận điều từ bộ phận
điều hành và thực hiện theo đúng chơng trình đã đề ra.
1.4 Số lợng và cơ cấu các bộ phận nhân sự của công ty DLHN
1.4.1 Số lợng.
Công ty du lịch Hà Nội là một Công ty có quy mô lớn vì trong khối kinh
doanh khách sạn phải cần một đội ngũ lao động lớn. Vì vậy số lợng lao động
của công ty có thời kỳ lên 1500 ngời. Từ năm 1995 khi khách sạn Thắng Lợi
và khách sạn Hoàng Long tách ra làm 1 hình thí điểm trực thuộc Tổng công
ty du lịch Việt Nam đến nay thì lao động trong công ty khoảng 800 ngời đợc
phân công một cách hợp lý vào các bộ phận các phòng chức năng. Dới đây là
bảng cơ cấu của các bộ phận và số lao động trong toàn Công ty DLHN.
7
Bảng số 1: Cơ cấu các bộ phận của Công ty.
Bộ phận Tổng số
ngời
<25 tuổi 25-35 35-45 >45
tuổi
Đại học Đảng Nữ
Giam đốc 4 0 0 3 1 4 4 0
Văn phòng Công ty 38 4 8 12 14 25 29 20
Trung tâm du lịch 56 6 27 15 8 18 25 32
Khách sạn hoà Bình 180 42 50 82 6 60 40 110
Khách sạn Dân Chủ 120 20 70 20 10 70 50 98
Khách sạn Bông Sen 42 12 50 82 6 21 18 23
Khách sạn Hoàn Kiếm 53 14 21 11 7 27 30 21
Trung tâmTM DV DL 62 19 31 8 4 23 41 29
Cửa hàng Paloma 75 14 34 16 4 7 36 2
Cửa hàng Vân Nam 38 19 7 12 6 10 12 26
Khu vui chơi QuánThánh 35 16 12 4 3 8 15 23
Xí nghiệp XâY Dựng 12 3 5 2 2 4 4 7
Xuất khẩu LĐ 15 4 5 4 2 4 6 5
Chi nhánh TP HCM 16 2 9 3 2 8 6 8
Đội xe 13 3 4 5 1 5 8 7
Chi nhánh Móng Cái 9 4 3 1 1 4 3 5
Xuất nhập khẩu 32 9 18 3 2 6 11 15
Tổng 800
1.4.2 Tình hình nhân lực của Trung tâm DLHN
Hiện nay Trung tâm du lịch có số lợng cán bộ và nhân viên là 53 ngời
trong đó có 12 ngời là cán bộ chủ chốt nh: Giám đốc, trởng phó phòng của
mỗi bộ phận, còn lại là những nhân viên trẻ, nhiệt tình có trình độ đại học
làm việc theo từng chuyên môn của mình.
Bảng số 2:Bảng thống kê số lao động đang làm việc tại Trung tâm
Các phòng ban Số lao động (ngời) cán bộ nữ T.Phó phòng Trình độ ĐH
P. Giám đốc 01 0 0 01
P.Điều hành 04 02 02 04
P. Tài chính 12 08 02 10
P. Outbound 13 07 03 13
P. Inbound 13 05 03 13
P. Nội địa 10 05 02 10
Tổng cộng 53 27 12 51
Tỷ lệ (%) 51 23 96
( Nguồn: Báo cáo tình hình CBCNV của Trung tâm DLHN )
Qua bảng trên ta nhận thấy các CBCNV trong Trung tâm hầu hết là có
trình độ đại học chiếm 96 % chứng tỏ một đội ngũ nhân lực mạnh cả về chất
lợng và số lợng. Độ tuổi không cao, tập trung nhất ở độ tuổi từ 25 đến 35.
Đây là độ tuổi còn đang hăng say với công việc và phát huy một cách hiệu
8
nhất năng lực công tác của mình. Hầu hết đều biết hai thứ tiếng trở lên, về cơ
cấu giới tính tơng đối đồng đều, 51% là nữ, 49% là nam.
Cơ cấu giới tính hợp lý nh vậy Trung tâm du lịch đã tạo cho mình một
cơ sở vững chắc, điều kiện thuận lợi trong hoạt động kinh doanh. Bên cạnh
đó thì số ngời có trình độ đại học về du lịch lại ít, hầu hết lấy từ đại học ngoại
ngữ ra nên Trung tâm cần phải đào tạo thêm nghiệp vụ du lịch cho nhân viên
của mình. Tuy nhiên do nhu cầu đa dạng của khách du lịch Outbound và nội
địa nh du lịch đơn thuần, du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, du lịch kết hợp
tham dự hội nghị triển lãm và sự cạnh tranh khốc liệt của các hãng lữ hành,
các nhà cung cấp dịch vụ. Ban giám đốc trung tâm du lịch chủ trơng phát huy
tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân trong tập thể, phát huy tối đa mỗi
quan hệ giữa các cá nhân với khách hàng của mình. Từ đó mỗi cá nhân
không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà còn có thể làm đợc các
nhiệm vụ khác ví dụ nh ngời làm điều hành và hớng dẫn viên có thể dựa vào
mối quan hệ sẵn có của mình để markting các sản tới khách hàng, nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
* Hệ thống cơ sở vật chất
Trung tâm đợc Công ty giao cho toàn bộ tầng một gồm 7 phòng với các
phơng tiện làm việc hiện đại : 23 máy vi tính, 4 máy in, 30 máy điện thoại
bàn, 2 máy fax và nhiều trang thiết bị văn phòng khác Ngoài ra giám đốc,
các trởng phó phòng đều đợc trang bị máy tính sách tay để tiện cho việc theo
dõi các hoạt động của bộ phận mình, truy cập các thông tin cập nhật về du
lịch.
Về nguồn vốn kinh doanh có từ hai nguồn chính là vốn kinh doanh do
Trung tâm cung cấp, chủ yếu là cơ sở vật chất, thứ hai là vốn đóng góp của
các sáng lập viên.
Hiện nay vốn kinh doanh của Trung tâm là: 13.82 tỷ đồng
Vốn cố định : 8,98 tỷ đồng
Vốn lu động :4,84 tỷ đồng
9
2. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Trung tâm
2 2.1. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
2.1.1 Môi trờng kinh doanh
Mỗi một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đợc thì phải có một
điều kiện kinh doanh ổn định và rộng lớn. Công ty du lịch Hà Nội là một
công ty có thâm niên hoạt động lâu năm và hoạt động kinh doanh lớn mạnh,
điều này chứng tỏ công ty có môi trờng kinh doanh tốt cả bên ngoài lẫn bên
trong chính vì thế mà Trung tâm du lịch Hà Nội cũng đợc thừa hởng những
điều kiện đó.
*Môi trờng bên ngoài:
Trung tâm du lịch Hà Nội đóng tại 18 Lý Thờng Kiệt Hà Nội, đây là
trung tâm chính trị, văn hoá, xã hội của cả nớc và là đầu mối giao thông liên
lạc trong và ngoài nớc. Nơi đây tập trung phần lớn các cơ quan ngoại giao,
thơng mại, các tổ hức quốc tế. Kể từ khi có chính sách mở của đã tạo nên
thuận lợi cho Việt Nam thu hút một lợng khách quốc tế lớn tới đợc thể hiện
là năm 2000 số lợng khách quốc tế đến Hà Nội 50400 khách, cho đến năm
2002 con số này đã lên tới 58068 khách. Điều này cho thấy Hà Nội là đầu
mối của các chơng trình du lịch ở phía Bắc, ngoài ra còn tập trung rất nhiều
các di tích lịch sử văn hoá, nghệ thuật và các cơ sở lu trú, ăn uống dạt tiêu
chuẩn cao. Với một vị trí thuận lợi nh vậy hoạt động của công ty cũng nh
của Trung tâm càng đợc hỗ trợ đảm bảo phát triển tốt hơn.
*Môi trờng bên trong
Trung tâm du lịch Hà Nội đợc thừa hởng những mặt u điểm và các
mảng hoạt động mạnh của Công ty DLHN cùng với hệ thống cơ sở vật chất
kỹ thuật phục vụ du lịch tơng đối đầy đủ và một đội ngũ nhân viên trẻ đẹp
song rất có tâm huyết, có trình độ và tay nghề vững nhờ có sự đào tạo đúng
hớng họ rất nhiệt tình và tận tâm với công việc.
Nh vậy với một điều kiện kinh doanh tốt và thuận lợi cả bên trong lẫn
bên ngoài nên Trung tâm luôn luôn đạt tiêu chuẩn : chất lợng phục vụ lên
hàng đầu, luôn đảm bảo chữ tín với khách hàng.
10
2.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh chính của Trung tâm là:
- kinh doanh lữ hành :
+ Tổ chức, t vấn và thực hiện chơng trình cho khách đi du lịch nội địa.
+ Tổ chức, t vấn và thực hiện chơng trình hoạt động du lich cho khách
nớc ngoài vào Việt Nam
+ Tổ chức và thực hiện t vấn cho khách đi du lịch quốc tế
+ Tổ chức và đồng tổ chức hội nghị, hội thảo trong nớc và nớc ngoài.
+ Tổ chức và đồng tổ chức các giải thể thao trong nớc và quốc tế.
- Kinh doanh khách sạn và thuê văn phòng
- Kinh doanh dịch vụ ăn uống
- Kinh doanh dịch vụ vui chơi giải trí
- Kinh doanh dịch vụ xây dựng
- Liên doanh với nớc ngoài kinh doanh lu trú khách sạn lao động Thống
Nhất- Metropole
- Liên doanh trong nớc kinh doanh dịch vụ ăn uống
Ngoài ra còn có 1 số dịch vụ bổ sung:
- Dịch vụ đặt vé máy bay, tàu hoả trong nớc và ngoài nớc
- Dịch vụ thủ tục làm hộ chiếu, xuất nhập cảnh, gia hạn Visa
- Cung cấp HDV và thông thịch viên
- Tổ chức và cung cấp các dịch vụ cới hỏi.
- T vấn và tổ chức các kỳ nghỉ cuối tuần, nghỉ trăng mật
-Với sự đa dạng về chủng loại phơng pháp các hoạt động kinh doanh
của Trung tâm ngày càng hoàn thiện, ổn định, đáp ứng nhu cầu ngày càng
cao của khách hàng, góp phần nâng cao uy tín và chất lợng của công ty nhằm
đạt đợc doanh thu và lợi nhuận đề ra. Nhờ sự đa dạng lĩnh vực hoạt động
trong du lịch đã giúp cho Trung tâm hạn chế bớt tính thời vụ trong du lịch,
đảm bảo thu nhập cho ngời lao động.
11
2.2. Thị trờng chính của Trung tâm
Trên thị trờng du lịch hiện nay thì khách hàng là một trong những điều
kiện cần cho các công ty du lịch tồn tại. Tuy nhiên có rất nhiều thị trờng
khách khác nhau và Trung tâm du lịch Hà nội đã chọn đợc cho mình một
đoạn thị trờng riêng.
- Đối với mảng du lịch outbound thì nguồn khách chính là khách trên
địa bàn Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và một số vùng lân cận. Các chơng
trình du lịch đợc xây dựng ra nớc ngoài chủ yếu là sang Trung Quốc, Thái
Lan. Hai thị trờng này có số khách đi đông nhất chiếm khoảng 60% tổng số
khách đi du lịch nớc ngoài, trung bình mỗi đoàn từ 10-15 ngời với thời gian l-
u lại bình quân là 6 ngày.
Đối với thị trờng Inbound Trung tâm chủ yếu đón khách Pháp, Trung
Quốc và Thái Lan. Trong đó khách Pháp và Thái Lan là hai thị trờng trọng
điểm của Trung tâm, chiếm 80% (Pháp là thị trờng khách truyền thống). Đến
nay ngoài các thị trờng truyền thống nh Trung Quốc, các nớc ASEAN và Tây
Âu, Trung tâm đã mở rộng và thu hút khách từ các thị trờng mới nh Đông
Bắc á, Nhật Bản, Mỹ, Trung âu và Trung á . . .nhằm tăng cờng khách
Inbound. Đây mới là du lịch bền vững, mang lại lợi nhuận cao, tạo nhiều
công ăn việc làm cho ngời lao động, hỗ trợ tốt cho việc kinh doanh khách
sạn, kinh doanh vận chuyển khách du lịch và một số dịch vụ bổ trợ khác của
Công ty. Với mục tiêu mở rộng thị trờng hiện nay, Trung tâm dã cử nhân
viên sang nghiên cứu thị trờng mới ở Đức, đây là thị trờng tiềm năng tơng lai
của Trung tâm (hiện nay thị trờng này chiếm khoảng10%). Mục tiêu năm
2000 và các năm tiếp theo Trung tâm sẽ mở rộng và thu hút khách nớc ngoài
vào Việt Nam từ các thị trờng mới. Đây là một khó khăn nhng khi đã làm đợc
nó lại vô cùng thuận lợi cho sự phát triển lâu dài của Công ty.
12
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét