Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2. Vai trò của lập kế hoạch
3
Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một
trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước.Còn trong phạm vi một
doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên , là chức năng
quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất
kinh doanh có hiêụ quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.
Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết
phương hướng hoạt động trong tương lai , làm giảm sự tác động của những
thay đổi từ môi trường , tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực , và thiết
lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra . Hiện nay , trong
cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các
doanh nghiệp. Bao gồm :
-Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong
việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp . Lập kế
hoạch cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp .
Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp
mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó , thì
chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ
chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là
đường ziczăc phi hiệu quả .
-Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh
nghiệp, hay tổ chức . Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công
tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp ,
mỗi nhà quản lý .Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía
trước , dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi
trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải
pháp ứng phó thích hợp.
3
Lý thuyết quản trị kinh doanh - TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ- Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB KHKT -
1997
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động
làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp . Khi lập kế hoạch thì những mục
tiêu đã được xác định , những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được
lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả , cực tiểu hoá chi phí
bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.
-Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho
công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao . Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không
có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian.
Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt
tới bằng cách nào , thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có
thực hiện được mục tiêu hay chưa , và cũng không thể có được những biện
pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra . Do vậy, có thể nói
nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra .
Như vậy , lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh
nghiệp , mỗi nhà quản lý . Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể
không biết tổ chức , khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh
nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng
về cái họ cần tổ chức và khai thác . Không có kế hoạch , nhà quản lý và các
nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình , họ không biết khi
nào và ở đâu cần phải làm gì .
Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy , nếu chúng ta không biết
tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác định được rõ
mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì ? với năng lực của mình thì chúng
ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó ? Không có kế hoạch chúng ta sẽ
không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự
nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu . Vì thế mà chúng ta cứ để
thời gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự
thay đổi của môi trường xung quanh ta . Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
của mỗi cá nhân ta sẽ là không cao , thậm chí còn không thể đạt được mục
tiêu mà mình mong muốn .
Tóm lại , chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên , là xuất phát
điểm của mọi quá trình quản lý . Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp , việc lập
ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện
một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.
3. Hệ thống kế hoạch của tổ chức
4
Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch
khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hướng nhất
định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức.
Các kế hoạch của một tổ chức được phân loại theo nhiều tiêu thức khác
nhau. Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác
nhau.
3.1 Theo mức độ tổng quát
4
Khoa học quản lý tập 1 -PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thj Ngọc Huyền - NXB KH & KT 2004
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Kế hoạch xây dựng một lần, sử
dụng một lần:
Chương trình.
Dự án.
Ngân sách.
Kế hoạch xây dựng một lần sử
dụng nhiều lần:
Chính sách.
Quy tắc.
Thủ tục.
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch tác nghiệp
Đường lối – Sứ mệnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3.1.1. Sứ mệnh
Sứ mệnh là một bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức , sứ
mệnh sẽ trả lời cho câu hỏi : Tổ chức tồn tại vì mục đích nào? Một tổ chức
khi thành lập trước hết đều phải xác định được sứ mệnh của mình . Sứ mệnh
của một tổ chức được đặt ra trên cơ sở xác định những lĩnh vực hoạt động
của tổ chức đó , những giả định về mục đích , sự thành đạt và vị trí của tổ
chức trong môi trường hoạt động của nó .Sứ mệnh của tổ chức là bộ phận
tương đối ổn định , mang tính bản sắc của tổ chức và có vai trò thống nhất
cũng như khích lệ các thành viên của tổ chức trong việc thực hiện mục tiêu
chung . Sứ mệnh tổ chức bao gồm hai loại sau :
Sứ mệnh được công bố : là sứ mệnh thông báo được thông báo một
cách công khai cho mọi người , thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt
đựơc mục tiêu , và nó đựơc thể hiện thông qua các khẩu hiệu , các triết lý kinh
doanh ngắn gọn của doanh nghiệp .
Sứ mệnh không được công bố: Là sứ mệnh thể hiện lợi ích tối cao
của doanh nghiệp.
Như vậy , có thể nói sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu
chiến lược của tổ chức, là phương hướng phấn đấu của tổ chức trong suốt thời
gian tồn tại của mình và nó là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ
bản của tổ chức.
3.1.2. Kế hoạch chiến luợc
Kế hoạch chiến lược là những kế hoạch đưa ra những mục tiêu tổng
thể, dài hạn,và phương thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi
trường và vị trí của tổ chức trong môi trường đó . Các kế hoạch chiến lược do
những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế với mục đích là xác định
những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch chiến lược liên quan đến
mối quan hệ giữa con người của tổ chức với các con người của những tổ chức
khác .
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3.1.3.Kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế
hoạch chiến lược , nó trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm như thế nào để
đạt được những mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lược . Kế hoạch tác
nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm,
hàng quý , hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyên vật liệu , kế hoạch nhân
công , kế hoạch tiền lương , kế hoạch sản phẩm ….Kế hoạch tác nghiệp nhằm
mục đích bảo đảm cho mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của
tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu
chung đó và các hoạt động cần được tiến hành ra sao để đạt được những kết
quả dự định trước . Các kế hoạch tác nghiệp chỉ liên quan đến những người
trong cùng một tổ chức . Các kế hoạch tác nghiệp được chia thành hai nhóm
sau:
Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng một lần: là những
kế hoạch cho những hoạt động không lặp lại.Bao gồm:
-Chương trình: Là một tổ hợp các chính sách , các thủ tục , các qui tắc
và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất
định mang tính độc lập tương đối . Mục tiêu của chương trình là mục tiêu
quan trọng , ưu tiên nhưng lại mang tính độc lập tương đối vì thế trong quá
trình thực hiện nó đòi hỏi phải có sự phối hợp của các bộ phận khác . Chương
trình được hỗ trợ bởi những ngân quĩ cần thiết .Một chương trình tương đối
lớn , quan trọng thường bao gồm trong nó nhiều chương trình nhỏ phụ trợ . Ví
dụ chương trình xoá đói giảm nghèo của chính phủ bao gồm có các chương
trình phụ trợ như chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế , chương trình cho vay
vốn , …
-Dự án : Thường có mục tiêu cụ thể , quan trọng , mang tính độc lập
tương đối . Nguồn lực để thực hiện mục tiêu của dự án phải rõ ràng bao gồm
cả hình thái nguồn lực theo thời gian và không gian.
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Các ngân quĩ: Là kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng số . Ngân
quĩ không chỉ đơn thuần là ngân quĩ bằng tiền mà còn có ngân quĩ phi tiền tệ
như ngân quĩ nhân công , ngân quĩ nguyên vật liệu , ngân quĩ máy móc thiết
bị …
Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần sử dụng nhiều lần : Là các
kế hoạch cho những hoạt động thường xuyên lặp lại. Bao gồm:
-Chính sách: Là những qui định chung để hướng dẫn tư duy và hành
động khi ra quyết định trong các lĩnh vực cơ bản của tổ chức .Chính sách thể
hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức nhằm giải quyết các vấn đề có tính
thường xuyên lặp lại .Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác
nhau cho những mảng hoạt động cơ bản . Ví dụ : chính sách hỗ trợ doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nhằm xác định các giải pháp và công cụ để hỗ
trợ các doanh nghiệp này phát triển hơn nữa như cho vay vốn ưu đãi để đầu
tư,giảm thuế suất… Chính sách bảo đảm sự phối hợp hành động và giúp cho
việc thống nhất các kế hoạch khác nhau trong tổ chức . Trong phạm vi co giãn
nào đó thì các chính sách là những tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định.
Chính sách khuyến khích được tính tự do sáng tạo nhưng phạm vi tự do sáng
tạo lại tuỳ thuộc vào chức vụ cấp bậc quản lý , mức độ phân quyền của tổ
chức ….
-Thủ tục: Là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi
các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc
quản lý để đạt được mục tiêu nhất định . Ví dụ như thủ tục xuất nhập nguyên
vật liệu, hàng hoá , thủ tục tuyển sinh …
-Quy tắc : Là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành
động nào có thể làm , những hành động nào không được làm . Giữa thủ tục và
qui tắc có điểm giống nhau đó là : Đều là những hướng dẫn mang tính bắt
buộc cho các hoạt động . Nhưng các qui tắc gắn với việc hướng dẫn hành
động mà không bao hàm về mặt thời gian , trong khi đó thủ tục bao hàm qui
định trình tự thời gian cho các hành động . Ví dụ : Qui tắc không được hút
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thuốc trong công sở , qui tắc không được sử dung tài liệu trong thi cử . Ngoài
ra , các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi qui tắc cũng là sự
hướng dẫn nhưng không cho phép có sự lựa chọn hay sáng tạo trong khi áp
dụng chúng . Như vậy , chính sách có độ linh hoạt cao hơn so với qui tắc và
thủ tục .
3.2. Theo thời gian thực hiện kế hoạch
Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch ngắn hạn , trung hạn , dài hạn.
- Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm
xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức,xác định các mục
tiêu,chính sách giải pháp dài hạn về tài chính , đầu tư , nghiên cứu
phát triển …do những nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung
cao và linh hoạt.
-Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm
phác thảo các chính sách , chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu
được hoạch định trong chiến lược của tổ chức.Kế hoạch trung hạn được lập
bởi các chuyên gia quản lý cấp cao , chuyên gia quản lý điều hành đồng thời
nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn.
-Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm , là sự cụ thể
hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược , kế hoạch ,
kết quả nghiên cứu thị trường , các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với
điều kiện năm kế hoạch do các chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia
quản lý thực hiện lập nên .Kế hoạch này không mang tính chất tập trung và
thường rất cứng nhắc , ít linh hoạt .
Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch
dài hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế
hoạch hằng năm.
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3.3.Theo mức cụ thể
Bao gồm kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng.
-Kế hoạch cụ thể : Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất
rõ ràng , không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này.
-Kế hoạch định hướng : Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung
và có tính linh hoạt .Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp
đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó
thì kế hoạch định hướng hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể .
Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang tính
chất tương đối ,các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như, kế
hoạch chiến lược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng kế
hoạch chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn , trong khi đó
kế hoạch tác nghiệp phần lớn là những kế hoạch ngắn hạn.
II. QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
5
Quá trình lập kế hoạch bao gồm các bước cơ bản sau:
4. Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Để
nhận thức được cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết
về môi trường , thị trường ,về sự cạnh tranh , về điểm mạnh và điểm yếu của
mình so với các đối thủ cạnh tranh khác. Chúng ta phải dự đoán trước các yếu
tố không chắc chắn có thể xảy ra từ đó đưa ra phương án đối phó thích hợp
.Công tác lập kế hoạch đòi hỏi doanh nghiệp phải có những dự đoán thực tế
về cơ hội .Doanh nghiệp phải phân tich môi trường để biết:
-Hiện nay, công nghệ của các đối thủ cạnh tranh đã đi đến đâu , họ đã
tung ra những sản phẩm mới nào ? giá cả bao nhiêu ? Đồng thời cũng phải
biết được hiện nay nhu cầu của khách hàng là sản phẩm gì?
5
Khoa học quản lý tập 1 - PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền - 2004
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Dự đoán trước những luật và chính sách mới nào sẽ ra đời có ảnh
hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.Đây là điều rất quan
trọng , bởi hiện nay Nhà nước ta đang hoàn thiện hệ thống luật nên có rất
nhiều luật và chính sách mới ra đời có ảnh hưởng tới công việc kinh doanh
của doanh nghiệp , mà để tồn tại lâu dài trên thương trường thì doanh nghiệp
không thể không phân tích những thay đổi đó như luật thuế , các chế độ kế
toán mới, luật xuất nhập khẩu…
-Những thay đổi của thị trường cung ứng đầu vào như lao động , vật
tư , nguyên vật liệu cho sản xuất , máy móc thiết bị…
Ngoài ra , doanh nghiệp cũng cần phải phân tích các nguồn lực của
mình để xác định những điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp so với các
đối thủ cạnh tranh khác .
5. Thiết lập các mục tiêu
Khi lập kế hoạch các tổ chức cần phải thiết lập được hệ thống các
mục tiêu mà mình cần đạt tới .Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn
để thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể . Trong tổ chức có
hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục
tiêu định lượng thường rõ ràng và dễ thực hiện hơn . Ngoài ra, theo các thứ tự
ưu tiên khác nhau thì các mục tiêu cũng nên được phân nhóm . Một tổ chức
hay doanh nghiệp đều có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục
tiêu hàng thứ hai . Những mục tiêu hàng đầu thường liên quan đến sự sống
còn và thành đạt của tổ chức .Đối với một doanh nghiệp, đó là những mục
tiêu về lợi nhuận , doanh thu hay thị phần. Nếu không đạt được một mức lợi
nhuận , mức doanh thu hay mức thị phần nhất định trong một thời kỳ nào đó ,
thì doanh nghiệp có thể bị phá sản. Còn mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan
đến tính hiệu quả của doanh nghiệp. Chúng không ảnh hưởng lớn đến sự sống
còn của doanh nghiệp như các mục tiêu hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng
đối với sự thành công của doanh nghiệp. Những mục tiêu này thể hiện mức
độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp,sự phát triển
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính …Trong
những năm gần đây , các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân đều tập trung
chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai để thu hút khách hàng , được coi là
nhân tố có ảnh hưởng về mặt lâu dài đến sự sống còn của doanh nghiệp và cả
các mục tiêu hàng đầu với sự ảnh hưởng trực tiếp và trước mắt hơn. Cho dù
doanh nghiệp có chú trọng tới mục tiêu nào hơn chăng nữa thì điều quan
trọng là doanh nghiệp phải xác định được các mục tiêu thật rõ ràng , có thể đo
lường được và có thể thực hiện được. Bên cạnh đó, cũng cần xác định rõ trách
nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành.
6. Phát triển các tiền đề
Tiền đề để lập kế hoạch là các dự báo , các chính sách cơ bản có thể áp
dụng , là các giả thiết cho việc lập kế hoạch . Đó có thể là địa bàn hoạt động ,
qui mô hoạt động của doanh nghiệp , mức giá , sản phẩm gì , triển khai công
nghệ gì, mức chi phí , mức lương , mức cổ tức và các khía cạnh tài chính , xã
hội, chính trị khác .
Tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách còn chưa được
ban hành.Ví dụ như , nếu một công ty đưa ra chương trình phát triển sản
phẩm mới thì khi lập kế hoạch phải dự báo được những phản ứng của khách
hàng đối với sản phẩm mới này .Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết
có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết để đưa đến một kế hoạch. Sự hoạt động
của các kế hoạch này sẽ chịu nhiều ảnh hưởng cuả các tiền đề.Sự nhất trí về
các tiền đề chính là điều kiện quan trọng để lập kế hoạch phối hợp.Vì vậy
không nên đòi hỏi những kế hoạch và ngân quĩ từ cấp dưới khi chưa có , trước
hết , nên có những chỉ dẫn cho những người đứng đầu các bộ phận của mình.
7. Xây dựng các phương án
Ở bước này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các
phương án hành động để đạt được mục tiêu.Trong môĩ phương án cần phải
xác định được hai nội dung cơ bản là : Phải xác định được giải pháp của kế
Sinh viên: Trần Bình Minh Lớp : QLKT 44A
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét